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Lorsque la fin de l'année approche (ex. 2018), si vous n'êtes pas en exercice comptable décalé, il est temps de penser à clôturer votre exercice de l'année précédente (ex. 2017) pour ouvrir celui de la prochaine (ex. 2019). Pour vous aider à réaliser cette opération, voici un résumé condensé de la procédure.

 

attention Attention: Si vous ne l'avez pas encore fait, nous vous conseillons de procéder dès maintenant à la clôture de l'exercice 2017. De même, n'attendez pas le 1er janvier avant d'ouvrir votre exercice 2019, sans quoi vous ne pourrez plus encoder de nouveaux documents, tant comptables que commerciaux.

 

Remarque: La procédure ci-dessous ne s'adresse qu'aux clients possédant le module Comptabilité générale. Si vous utilisez uniquement les modules de Gestion Commerciale, passez directement au dernier point Clôture / ouverture en gestion commerciale.

 

Pour notre exemple, nous nous baserons sur les 2 exercices ouverts: 17 et 18. 

ETAPE 1 : Réaliser un BACKUP

Avant toute opération d'ouverture ou de clôture d'exercice, nous vous conseillons fortement d'effectuer une copie de sauvegarde de vos données (fichier portant l'extension ".4DD").

 

ETAPE 2 : Vérifier l'équilibre comptable

> Pour ce faire, imprimez une balance des comptes généraux pour les périodes 1700 à 1712 (bilan et résultat). 

> Comparez ensuite les soldes des comptes de classes 1 à 5, avec ceux de classes 6 et 7 tels qu’ils apparaissent en fin de balance.

  • Cas 1 : le solde est égal à zéro.

Cela signifie que le résultat est affecté et que vous pouvez considérer que plus aucune écriture n’est à passer sur l’exercice 2017.

Vous pouvez alors passer à l’étape 3.

  • Cas 2 : les 2 soldes sont d’un montant identique, au signe près.

Cela signifie qu’à moins que par décision de l’assemblée générale, il n’ait été décidé de prolonger l’exercice 2017 sur 2018 (exercice long), l’écriture d’affectation de résultat n’a pas encore été enregistrée.

Il est temps de procéder à sa comptabilisation, de sorte que la situation en revienne au cas 1.

Après l’avoir centralisé, nous vous invitons alors à passer à l’étape 3

  • Cas 3 : les 2 soldes ne sont pas identiques.

Ce cas témoigne d’une situation comptable anormale et nous vous invitons à prendre contact avec l’Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. dès que possible, avant de poursuivre plus avant la procédure de clôture.

 

ETAPE 3 : Reporter les soldes des comptes

Lors de la clôture définitive de l’exercice comptable, Equisis procède à une dernière opération de report des soldes des comptes généraux et particuliers. Cette opération est alors irréversible.
Avant de l’exécuter (Etape 6)  et pour s’assurer de la conformité de l’écriture de report en 1800,  il est recommandé de demander à Equisis d’actualiser cette écriture de report.

Afin de reporter les soldes de vos comptes sur l'exercice suivant, il convient de lancer une réouverture des comptes généraux de la manière suivante :

> Ouvrez le fichier des comptes généraux

> Menu Comptabilité > Ouverture d'un nouvel exercice

> Réouverture des comptes généraux? => Répondez OK

> Optez-vous pour un exercice long? => Répondez ANNULER à moins que par décision de l’assemblée générale, il n’ait été décidé de prolonger l’exercice 2017 sur 2018 (exercice long).

Théoriquement, si votre réouverture s'est bien déroulée, en réimprimant votre balance des comptes généraux pour les mêmes périodes, vous ne devriez plus avoir de solde entre débit et crédit. Votre exercice est équilibré et clôturable.

 

ETAPE 4 : Imprimer ses documents comptables

Certaines impressions comptables ne sont plus accessibles une fois votre exercice clôturé. Il est dès lors important d'effectuer les impressions comptables et de conserver un backup pour d'éventuelles impressions futures.

 

ETAPE 5 : Effectuer les dernières vérifications

  • Solde de la balance clients 1700 à 1712 est égal au(x) centralisateur(s) de la balance des comptes généraux 1700 à 1712 (généralement, le compte 400000)
  • Solde de la balance fournisseurs 1700 à 1712 est égal au(x) centralisateur(s) de la balance des comptes généraux 1700 à 1712 (généralement, le compte 440000)
  • La balance des comptes généraux 1700 à 1712 présente un solde à zéro (sauf si le résultat est à reporter en 1800)

Une fois ces vérifications effectuées, vous pouvez désormais clôturer votre exercice.

 

ETAPE 6 : Clôturer son exercice

Assurez-vous que vous soyez le seul utilisateur connecté pour ce faire.

> Ouvrez le fichier des comptes généraux

> Menu Comptabilité > Clôture annuelle

> Vous souhaitez clôturer l'année 2017? => Répondez OK

> Optez-vous pour un exercice long? => Répondez ANNULER à moins que par décision de l’assemblée générale, il n’ait été décidé de prolonger l’exercice 2017 sur 2018 (exercice long).

> Clôture définitive de l'exercice? => Répondez OK

> Laissez ensuite travailler le programme jusqu'à l'apparition d'une fenêtre de confirmation de la centralisation des écritures de réouverture. A ce moment-là, votre exercice sera clôturé.

> Quittez alors Equisis et reconnectez-vous ensuite.

> Procédez à un dernier contrôle : imprimez la balance des comptes généraux en 1800 : elle se limite aux comptes de classe 1 à 5 (classe 6 et 7 à zéro, sauf si exercice long) et correspond à la balance des comptes généraux 1700 à 1712 de classes 1 à 5. 

 

ETAPE 7 : Ouvrir un nouvel exercice

Puisque vous n'avez plus qu'un seul exercice ouvert et qu'EQUISIS vous permet d'en avoir toujours 2 d'ouvert en permanence, vous pouvez décider d'ouvrir un nouvel exercice.

> Ouvrez le fichier des comptes généraux

> Menu Comptabilité > Ouverture d'un nouvel exercice

> Réouverture des comptes généraux? => Répondez OK

> Optez-vous pour un exercice long? => Répondez ANNULER à moins que par décision de l’assemblée générale, il n’ait été décidé de prolonger l’exercice 2018 sur 2019 (exercice long).

 

Clôture / ouverture en Gestion Commerciale

Si vous ne disposez pas du module Comptabilité Général, vous devez tout de même ouvrir ou clôturer votre exercice à partir de la Gestion Commerciale d'Equisis.

Les étapes à suivre sont exactement les mêmes que pour une ouverture ou clôture comptable (ÉTAPES 6 et 7). La seule différence réside dans le fait que les points de menu Ouverture d'un nouvel exercice et Clôture annuelle sont accessibles à partir du fichier Articles, via le menu Gestion de Stock. Et bien entendu qu'il n'est pas nécessaire de procéder aux vérifications comptables mentionnées plus haut dans ce document.

Si vous utilisez le module Facturation d'Equisis pour éditer vos factures de vente, veillez à modifier dans le fichier des Journaux, après l'ouverture de votre exercice 2019, le compteur de la numérotation de vos journaux de ventes et de notes de crédit sur vente. Par exemple, indiquez dans le champ n° pièce de votre journal de vente : 20190000 pour que le numéro de la première facture créée en 2019 soit numérotée 20190001.

Remarque : si votre journal de vente ou de note de crédit est en mode numérotation mensuelle et que vous utilisez la numérotation standard (ex : format 218120001 pour la première facture de décembre 2018), il n'est pas nécessaire de réinitialiser cette numérotation après ouverture de 2019. 

IMPORTANT: Soyez bien conscient qu'une ouverture ou clôture d'exercice effectuée à partir du menu Gestion de Stock du fichier Articles a les mêmes effets (parfois irrémédiables) que l'ouverture et clôture effectuée à partir de la comptabilité d'Equisis !

 

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