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La digitalisation s’accélère dans les entreprises et la facturation n’y échappe pas. D’ici peu, le format papier — et même le PDF — deviendra insuffisant. En Belgique, la facturation électronique obligatoire deviendra bientôt une réalité pour toutes les entreprises.
Bonne nouvelle : au-delà de l’obligation, c’est aussi une opportunité pour simplifier vos processus, limiter les erreurs et gagner du temps dans la gestion de vos factures.
Si vous êtes dirigeant d’une PME ou d’une TPE, vous vous demandez sûrement ce que cela implique, quand vous devez agir et comment vous y préparer sans perturber votre activité.
Pas de panique : on vous explique tout, en 7 questions/réponses simples et concrètes.
Sommaire de l’article :
Quand on entend « facturation électronique », la première idée qui vient souvent en tête, c’est une facture au format PDF, envoyée par e-mail. C’est effectivement une forme de dématérialisation, mais ce n’est pas une facture électronique au sens légal du terme. Et surtout, ce n’est pas conforme à ce que prévoit la législation belge à partir de 2026.
La facturation électronique obligatoire, telle que définie par les autorités belges et européennes, repose sur trois piliers essentiels :
Il ne s’agit plus d’un document visuel (comme un PDF ou un scan papier), mais d’un fichier contenant des données codées dans un format normalisé, généralement XML. Cela permet aux systèmes informatiques — notamment les logiciels de comptabilité — de lire, comprendre et traiter automatiquement les informations de la facture : montants, TVA, dates, numéros de commande, coordonnées bancaires, etc.
Le format utilisé doit suivre une norme validée au niveau européen. En Belgique, c’est principalement le modèle Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) selon le format de fichier UBL (Universal Business Language) qui est utilisé, dans le cadre d’une stratégie globale d’harmonisation entre pays de l’UE.
Contrairement à un e-mail classique, qui peut se perdre ou être intercepté, la facture électronique obligatoire doit transiter par une plateforme certifiée. En Belgique, il s’agit principalement du réseau Peppol, un système sécurisé qui garantit la bonne transmission et l’authenticité des factures entre fournisseurs et clients.
Chaque entreprise qui souhaite envoyer ou recevoir des factures électroniques structurées doit disposer d’un point d’accès Peppol, soit directement via un logiciel, soit via un prestataire spécialisé.
À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA devront adopter la facturation électronique structurée pour leurs relations B2B (Business to Business). Cela concerne donc aussi bien :
Seules quelques exceptions subsistent, notamment pour les entreprises qui ne sont pas soumises à la TVA ou qui réalisent uniquement des opérations exonérées.
Pour le secteur public (B2G), la facturation électronique est déjà obligatoire et s’applique à tous les marchés publics supérieurs à 3 000 €.
La facturation électronique obligatoire en Belgique suit un calendrier bien défini, avec des étapes déjà en cours et d’autres à venir.
Toutes les entreprises qui fournissent des biens ou services à des pouvoirs publics (administrations, communes, ministères…) doivent obligatoirement émettre leurs factures de manière électronique et structurée dès que le montant dépasse 3 000 € HTVA.
Autrement dit : si vous êtes fournisseur du secteur public, vous devez déjà être en conformité.
À cette date, la facturation électronique structurée deviendra obligatoire pour toutes les transactions B2B (Business to Business) entre entreprises belges assujetties à la TVA. Cela concerne donc toutes les PME, TPE, indépendants et grandes entreprises qui facturent d’autres sociétés belges.
Même si 2026 peut sembler encore loin, cette transformation ne s’improvise pas. Il est vivement recommandé de s’y préparer dès maintenant : vérification de vos outils, adaptation de vos processus internes, accompagnement de vos équipes… Cela vous évitera d’avoir à tout changer dans l’urgence, avec les risques d’erreurs que cela implique.
Beaucoup d’entreprises pensent être déjà en ordre parce qu’elles envoient leurs factures au format PDF. Mais attention : toutes les factures électroniques ne se valent pas, surtout à mesure que la législation devient plus stricte.
Voici une comparaison simple pour y voir plus clair.
Un PDF, c’est comme une photo ou un document scanné. On peut l’ouvrir sur un écran, l’imprimer, le lire facilement… mais pour un ordinateur ou un logiciel comptable, ce n’est qu’un fichier plat, sans structure.
Résultat ? À moins de disposer d’outils de reconnaissance optique ou de type IA, il faut le retaper ou le traiter manuellement. Et cela n’est pas conforme à l’obligation légale.
Une facture électronique structurée est un fichier dans un format codé (comme XML), difficilement déchiffrable par l’œil humain, mais compréhensible immédiatement par un logiciel.
Elle contient des données bien rangées dans des « cases » : montant HTVA, date d’échéance, numéro de TVA, coordonnées bancaires, etc. Tout peut être lu, vérifié et enregistré automatiquement dans votre outil comptable.
Autrement dit : c’est comme envoyer un formulaire rempli plutôt qu’un texte libre. Le logiciel peut alors traiter la facture sans intervention humaine.
Ces factures ne sont pas envoyées par e-mail comme un PDF. Elles passent par un réseau sécurisé et normalisé, comme Peppol, qui garantit que :
💡 Astuce : si votre logiciel de facturation actuel ne vous parle pas de Peppol ou d’UBL, il y a de fortes chances qu’il ne soit pas encore prêt.
Pourquoi passer à la facturation électronique structurée ? Voici les principaux atouts pour votre entreprise :
Mais cette transition implique aussi quelques contraintes :
Il existe aujourd’hui de nombreux logiciels compatibles avec la facturation électronique obligatoire. Vous pouvez :
👉 Le SPF Finances tient une liste de fournisseurs certifiés. ISIS peut vous accompagner dans le choix ou l’intégration de votre solution, en fonction de vos outils actuels.
Voici une feuille de route simple pour aborder sereinement ce changement :
Faites-vous accompagner : un partenaire comme ISIS peut vous aider à tout structurer pour que ce soit fluide et conforme dès le départ.
Mettre en place une solution de facturation électronique structurée implique une réflexion de vos flux administratifs pour qu’ils soient conformes, efficaces et interconnectés avec votre comptabilité.
Chez ISIS, nous accompagnons les PME et TPE depuis plus de 30 ans dans leur transition digitale. Et concrètement, voici ce que cela signifie pour vous.
Nous commençons par un audit de votre environnement actuel : votre logiciel de facturation, votre système comptable, vos pratiques d’envoi de factures, etc. Objectif : identifier ce qui est déjà en place, ce qui peut être conservé et ce qui doit évoluer.
Chaque entreprise est différente. Nos experts vous orientent ainsi vers une solution de facturation électronique cohérente avec votre taille, votre secteur et votre organisation. L’indépendant se dirigera plutôt vers une solution simple comme notre outil de facturation en ligne, tandis que la PME optera pour notre ERP EQUISIS. Enfin, l’utilisateur d’un logiciel de facturation non compatible avec la facturation électronique pourra faire appel à nos services pour s’interconnecter avec notre plateforme d’échange Peppol.
La facturation électronique offre des avantages indéniables. Tout d’abord elle entraînera une augmentation de la sécurité : en effet, envoyer une facture par email implique un danger potentiel de fraude. Elle engendrera également une diminution des coûts opérationnels ainsi que des erreurs d’encodage, puisque la facture sera pré-encodée dans le logiciel comptable du destinataire. Elle sera donc également synonyme d’une plus grande simplicité et rapidité de traitement.
Dès le départ, vous êtes pris en charge par notre équipe. Nous nous targuons, en effet, d’offrir à nos clients un support réactif, humain et proche de vous, pour répondre à vos questions et faire évoluer votre système au fil des nouvelles obligations.
Demandez un audit gratuit ou une rencontre avec l’un de nos consultants. Ensemble, faisons de cette obligation une opportunité d’optimisation pour votre entreprise.
Vous avez un projet ? Parlons-en. Notre équipe se fera un plaisir de vous renseigner. Devis, présentation, démonstration, nous sommes à votre service.
